POLITYKA PRYWATNOŚCI
GMINNEGO OŚRODKA KULTURY W SIEDLCU
Wprowadzenie
Ochrona danych osobowych jest jednym z najważniejszych aspektów w działalności Gminnego Ośrodka Kultury w Siedlcu. Czujemy się szczególnie odpowiedzialni za bezpieczeństwo danych osobowych przetwarzanych przez nas w związku z naszą działalnością. Naszym celem jest również należyte informowanie Państwa o sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, szczególnie wobec treści nowych przepisów o ochronie danych osobowych, w tym rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE („RODO”). Z tego względu, w niniejszym dokumencie informujemy o podstawach prawnych przetwarzania danych osobowych, sposobach ich zbierania i wykorzystywania, a także o prawach podmiotów danych z tym związanych.
Czym są dane osobowe i co oznacza ich przetwarzanie?
Dane osobowe oznaczają informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Przetwarzaniem danych osobowych jest każda czynność, niezależnie od tego, czy jest dokonywana w sposób zautomatyzowany czy nie, np. zbieranie, przechowywanie, utrwalanie, porządkowanie, modyfikowanie, przeglądanie, wykorzystywanie, udostępnianie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie. GOK w Siedlcu przetwarza dane osobowe w różnych celach, przy czym w zależności od danej inicjatywy, zastosowanie mogą mieć różne sposoby zbierania, podstawy prawne przetwarzania, wykorzystywania, ujawniania oraz okresy przechowywania danych.
Kiedy niniejsza Polityka prywatności ma zastosowanie?
Niniejsza polityka prywatności ma zastosowanie we wszystkich przypadkach, w których GOK w Siedlcu jest administratorem danych osobowych i przetwarza je. Dotyczy to zarówno przypadków, w których GOK w Siedlecu przetwarza dane osobowe pozyskane bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, jak i w przypadkach, w których dane osobowe pozyskane zostały z innych źródeł. GOK w Siedlcu realizuje swoje obowiązki informacyjne w obu powyższych przypadkach, określone odpowiednio w art. 13 i art. 14 RODO zgodnie z tymi przepisami. Poniżej wskazujemy pełne dane GOK jako administratora danych osobowych:
Gminny Ośrodek Kultury, ul. Zbąszyńska 19, 64-212 Siedlec, NIP:923-15-90-242
Osobą odpowiedzialną za ochronę danych osobowych w GOK jest Anna Cebulska (a.cebulska@siedlec.pl), inspektor ochrony danych osobowych.
W jaki sposób, w oparciu o jakie podstawy prawne i jakiego typu dane osobowe przetwarza Gminny Ośrodek Kultury w Siedlcu?
Pragniemy zachować przejrzystość w zakresie sposobów i podstaw prawnych przetwarzania danych osobowych, a także celów dla których GOK w Siedlcu przetwarza dane osobowe. Dbamy o to, by jako administrator za każdym razem wskazać niezbędne informacje w tym zakresie. Aby nasze wyjaśnienie tych kwestii było jak najbardziej czytelne, przedstawiamy poniższe zestawienie operacji przetwarzania danych osobowych, jednocześnie pragniemy wskazać, że przetwarzamy dane osobowe na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora danych, staramy się przeanalizować i zrównoważyć nasz interes oraz potencjalny wpływ na osobę, której dane dotyczą (pozytywny, jak i negatywny) oraz prawa tej osoby wynikające z przepisów o ochronie danych osobowych. Nie przetwarzamy danych osobowych w oparciu o nasz uzasadniony interes w przypadku, gdy dojdziemy do wniosku, że wpływ na osobę, której dane dotyczą przeważałby nad naszymi interesami (wówczas możemy przetwarzać dane osobowe jeśli np. posiadamy odpowiednią zgodę lub wymagają tego lub zezwalają na to przepisy prawa).
Informacje ogólne
Osoby fizyczne odwiedzające stronę internetową GOK w Siedlcu, które nazywamy dalej łącznie „Serwisami”, mają kontrolę nad danymi osobowymi, które nam podają. Serwisy ograniczają zbieranie i wykorzystywanie informacji o ich użytkownikach do niezbędnego minimum, wymaganego do świadczenia na ich rzecz usług na pożądanym poziomie, stosownie do art.18 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
Cookies
W ograniczonym zakresie możemy zbierać dane osobowe automatycznie, za pośrednictwem plików cookies znajdujących się na naszych stronach internetowych. Cookies to małe pliki tekstowe zapisywane na komputerze użytkownika lub innym urządzeniu mobilnym, w czasie korzystania przez niego z serwisów internetowych. Pliki te służą m.in. korzystaniu z różnych funkcji przewidzianych na danej stronie internetowej lub potwierdzeniu, że dany użytkownik widział określone treści z danej witryny internetowej. Wśród plików cookies wyróżnić możne te, które są niezbędne do działania serwisów GOK w Siedlcu. Pliki cookies wykorzystywane są, aby zapewnić:
- utrzymanie sesji użytkownika;
- zapisanie stanu sesji użytkownika;
- monitoring dostępności usług.
Wśród podmiotów sporządzenia niniejszego dokumentu zaliczamy:
- Google Analytics (więcej infomracji oraz dodatek do przeglądarki blokujący Google Analytics: google.com);
- Facebook (więcej informacji na stronie: facebook.com
Użytkownik może zarządzać plikami cookies wykorzystywanymi przez GOK w Siedlcu lub przez jakichkolwiek innych zewnętrznych dostawców, zmieniając ustawienia swojej przeglądarki internetowej. Zastrzegamy jednocześnie, że po odrzuceniu plików cookies niektóre funkcje oferowane przez nasze Serwisy mogą nie działać prawidłowo, a w niektórych przypadkach wiąże się to z całkowitym uniemożliwieniem korzystania z wybranego produktu.
Logi dostępowe
Zbieramy informacje dotyczące korzystania z Serwisów przez jego użytkowników oraz ich adresy IP w oparciu o analizę logów dostępowych. Informacje te wykorzystujemy w diagnozowaniu problemów związanych z pracą serwera, analizą ewentualnych naruszeń bezpieczeństwa oraz w zarządzaniu stroną WWW. Adres IP jest wykorzystywany przez nas w celach statystycznych, tj. do gromadzenia i analizy danych demograficznych osób odwiedzających witrynę (np. informacji o regionie, z którego nastąpiło połączenie). Na podstawie uzyskanych informacji w szczególnych przypadkach sporządzane są zbiorcze, ogólne zestawienia statystyczne, ujawniane osobom trzecim, współpracującym z nami. Obejmują one zwykle informacje o oglądalności serwisu. Zestawienia te nie zawierają jednak żadnych danych pozwalających na identyfikację (określenie tożsamości) danego użytkownika Serwisu.
Informujemy jednocześnie, że możemy zostać zobowiązani do ujawnienia informacji dotyczących numeru IP danego użytkownika Serwisu na żądanie uprawnionych do tego – w oparciu obowiązujące przepisy prawne – organów państwa w związku z prowadzonymi przez nie postępowaniami.
Podstawy prawne przetwarzania
W przypadku przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem przez użytkowników z Serwisów GOK w Siedlcu możemy mieć do czynienia z różnymi rodzajami podstaw prawnych przetwarzania, w zależności od kategorii danych osobowych, które przetwarzamy i celu przetwarzania:
- dane osobowe osób odwiedzających nasze strony internetowe przetwarzamy na podstawie prawnie uzasadnionego interesu administratora danych, np. dopasowując wyświetlane reklamy, lub na podstawie zgody w przypadku, gdy o wyrażenie takiej zgody zwróciliśmy się do osoby, której dane dotyczą;
- dane osobowe osób, które korzystają z naszych sklepów internetowych i wypełniają w tym celu formularz internetowy przetwarzamy, ponieważ jest to niezbędne dla celu wykonania umowy;
- niekiedy przepisy prawa wymagają od nas przetwarzania pewnych danych osobowych dla celów podatkowych i rachunkowych.
Poza danymi, o których mowa w poprzedniej sekcji (Przetwarzanie danych osobowych osób odwiedzających strony internetowe prowadzone przez GOK w Siedlcu lub korzystających z usług świadczonych drogą elektroniczną , od osób fizycznych, które kontaktują się z GOK w Siedlcu w celu uzyskania informacji o ofercie lub podzielenia się uwagami dotyczącymi usług GOK w Siedlcu, a także kontaktujących się w celu zawarcia umowy z GOK w Siedlcu zbieramy następujące dane osobowe: imię i nazwisko, adres firmy, adres e-mail oraz numer telefonu/faksu. W szczególności, osoby mogą wysłać nam e-maila.
Zwracamy się z prośbą o niepodawanie za pośrednictwem stron internetowych informacji ze szczególnych kategorii danych osobowych (takich jak informacje o rasie czy pochodzeniu etnicznym, poglądach politycznych, przekonaniach religijnych lub filozoficznych, przynależności do związków zawodowych, informacje dotyczące zdrowia fizycznego lub psychicznego, dane genetyczne, dane biometryczne, informacje o życiu seksualnym czy orientacji seksualnej oraz przeszłości kryminalnej). W przypadku podania takich informacji z jakiegokolwiek powodu, będzie to oznaczać wyraźną zgodę na zbieranie przez nas i wykorzystywanie takich informacji w sposób określony w niniejszym dokumencie lub określony w miejscu, gdzie informacje te zostały ujawnione.
Podstawy prawne przetwarzania
Powyższe dane zbieramy w oparciu o zgodę wyrażoną przez użytkownika kierującego powyższą prośbę do GOK lub w celu wykonania umowy (realizacji żądania) zgłoszonego przez daną osobę. Dostarczone dane możemy przetwarzać również na podstawie usprawiedliwionego celu administratora danych.
Przetwarzanie danych osobowych klientów GOK i potencjalnych klientów
Bolesławiecki Ośrodek Kultury – Międzynarodowe Centrum Ceramiki przetwarza dane osobowe swoich klientów i potencjalnych klientów. Wśród tych danych mogą znajdować się również dane osobowe osób związanych z klientami GOK niebędącymi osobami fizycznymi (np. osoby kontaktowe). Dane osobowe tego rodzaju są przetwarzane w systemach informatycznych, którymi posługuje się GOK.
Jak długo przetwarzamy dane osobowe?
Czas, przez jaki możemy przetwarzać dane osobowe, jest uzależniony od podstawy prawnej stanowiącej legalną przesłankę przetwarzania danych osobowych przez GOK w Siedlcu. W obowiązujących w GOK w Siedlcu politykach, w tym politykach dotyczących retencji danych, określamy, iż nigdy nie wolno nam przetwarzać danych osobowych ponad okres dłuższy niż wynika to z ww. podstaw prawnych. Stosownie do tego informujemy, że:
1) w przypadku, gdy GOK w Siedlcu przetwarza dane osobowe na podstawie zgody, okres przetwarzania trwa do momentu wycofania tej zgody przez użytkownika;
2) w przypadku, gdy GOK w Siedlcu przetwarza dane osobowe na podstawie uzasadnionego interesu administratora danych, okres przetwarzania trwa do momentu ustania ww. interesu (np. okres przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych) lub do momentu sprzeciwienia się dalszemu przetwarzaniu osoby, której dane dotyczą – w sytuacjach, gdy sprzeciw taki zgodnie z przepisami prawa przysługuje;
3) przypadku, gdy Bolesławiecki GOK w Siedlcu przetwarza dane osobowe, ponieważ jest to konieczne z uwagi na obowiązujące przepisy prawa, okresy przetwarzania danych w tym celu określają te przepisy (jest to na przykład obowiązana zgodnie z przepisami prawa do przechowywania Danych osobowych Użytkownika przez dłuższy okres lub jeśli Dane osobowe Użytkownika są potrzebne firmie.
4) w przypadku braku konkretnych wymogów prawnych lub umownych, podstawowy okres przechowywania danych w przypadku zapisów i innej dokumentacji dowodowej sporządzonej w trakcie wykonywania umowy maksymalnie 10 lat.
Kiedy i w jaki sposób udostępniamy dane osobowe podmiotom trzecim? Czy przekazujemy dane do państw trzecich?
Przekazujemy dane osobowe innym wyłącznie gdy zezwalają nam na to przepisy prawa. W takim przypadku, w stosownej umowie zawieranej z podmiotem trzecim przewidujemy postanowienia i mechanizmy bezpieczeństwa w celu ochrony danych oraz zachowania naszych standardów w zakresie ochrony danych, ich poufności i bezpieczeństwa. Umowy tego rodzaju zwane są umowami powierzenia przetwarzania danych osobowych, a GOK w Siedlcu ma kontrolę nad tym, w jaki sposób i w jakim zakresie podmiot, któremu GOK w Siedlcu powierza przetwarzanie określonych kategorii danych osobowych dane te przetwarza. W związku z powyższym wskazujemy, że odbiorcami danych osobowych, które GOK w Siedlcu przetwarza jako administrator danych osobowych mogą być:
- ww. podmioty przetwarzające dane osobowe na mocy umów powierzenia przetwarzania danych osobowych (tzw. processorzy),
- podmioty świadczące usługi hostingowe na rzecz GOK w Siedlcu,
- podmioty realizujące kampanie marketingowe lub sprzedażowe na rzecz GOK w Siedlcu
- pozostali GOK w Siedlcu, świadczący usługi z zakresu dostarczania oprogramowania, usługi serwisowania oprogramowania lub sprzętu, z którego GOK w Siedlcu,
- audytorzy i biegli rewidenci, doradcy prawni, doradcy podatkowi,
- organy nadzorujące przestrzeganie prawa, organy regulacyjne i inne organy administracji publicznej przy czym w dwóch ostatnich przypadkach dane przekazujemy tylko w takim zakresie, w jakim jest to rzeczywiście niezbędne i wymagane w myśl bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa i w sposób zgodny z przepisami. W przypadku danych osobowych podlegających przepisom UE należy zauważyć, że: transgraniczne przekazywanie może dotyczyć państw nienależących do Europejskiego Obszaru Gospodarczego („EOG”) i państw, w których nie obowiązują przepisy określające szczególną ochronę danych osobowych. Podjęliśmy działania, aby zapewnić odpowiednią ochronę wszystkich danych osobowych oraz zgodność z prawem przekazywania danych osobowych poza teren EOG. W przypadku przekazywania danych osobowych poza teren EOG do państwa, które według Komisji Europejskiej nie zapewnia odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych, przekazywanie odbywa się wyłącznie na podstawie umowy uwzględniającej wymogi UE w zakresie przekazywania danych osobowych poza teren EOG.
Jakie prawa przysługują podmiotom, których dane dotyczą i jaki jest sposób ich realizacji?
Osoby fizyczne mają określone prawa dotyczące swoich danych osobowych, a GOK w Siedlcu jako administrator danych odpowiada za realizację tych praw zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. W przypadku wszelkich pytań i próśb dotyczących zakresu i realizacji praw, a także w celu skontaktowania się z nami właśnie w celu skorzystania z określonego uprawnienia w zakresie ochrony danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem e-mail: a.cebulska@siedlec.pl. Zastrzegamy sobie prawo realizacji poniższych uprawnień po pozytywnym zweryfikowaniu tożsamości osoby ubiegającej się o dokonanie danej czynności.
Dostęp do danych osobowych
Osoby fizyczne mają prawo dostępu do danych, które przechowujemy jako administrator danych. Prawo to można wykonywać poprzez wysłanie e-maila na adres: a.cebulska@siedlec.pl
Zmiana danych osobowych
Zmiany, w tym zaktualizowanie swoich danych osobowych, które przetwarza GOK w Siedlcu można dokonać poprzez wysłanie wiadomości e-mail na adres: a.cebulska@siedlec.pl
Wycofanie zgody
W przypadku przetwarzania danych osobowych na podstawie zgody, osoby fizyczne mają prawo w dowolnej chwili wycofać tę zgodę w każdym momencie. Prosimy o przesłanie do nas maila na adres: a.cebulska@siedlec.pl
Prawo do ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych
Osoby fizyczne mają prawo ograniczenia przetwarzania lub wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych osobowych w dowolnej chwili, ze względu na ich szczególną sytuację, chyba że przetwarzanie jest wymagane zgodnie z przepisami prawa.
Osoba fizyczna może wnieść sprzeciw wobec przetwarzania jej danych osobowych, gdy:
- przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu lub dla celów statystycznych, a sprzeciw jest uzasadniony przez szczególną sytuację, w której się znalazła,
- dane osobowe przetwarzane są na potrzeby marketingu bezpośredniego, w tym są profilowane dla tego celu.
W odniesieniu do żądania ograniczenia przetwarzania danych informujemy, że przysługuje ono np. gdy dana osoba zauważy, że jej dane są nieprawidłowe. Wówczas można żądać ograniczenia przetwarzania swoich danych na okres pozwalający nam sprawdzić prawidłowość tych danych.
Pozostałe prawa: prawo żądania usunięcia danych i prawo do przenoszenia danych
W przypadku chęci realizacji tych praw, należy wysłać maila na adres: a.cebulska@siedlec.pl
Z prawa do usunięcia danych można skorzystać np. gdy dane osoby fizycznej nie będą już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane przez GOK w Siedlcu lub gdy osoba fizyczna wycofa swoją zgodę na przetwarzanie danych przez GOK w Siedlcu w przypadku, gdy osoba fizyczna zgłosi sprzeciw wobec przetwarzania jej danych lub gdy jej dane będą przetwarzane niezgodnie z prawem. Dane powinny być również usunięte w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa.
Z kolei prawo do przenoszenia danych przysługuje wówczas, gdy przetwarzanie danych osoby odbywa się na podstawie zgody osoby fizycznej lub umowy zawartej z nią oraz, gdy przetwarzanie to odbywa się w sposób automatyczny.
Pytania, wątpliwości i skargi
W razie pytania, zastrzeżeń lub wątpliwości dotyczących treści niniejszej Polityki prywatności lub sposobu w jaki przetwarzamy dane osobowe, jak również skargi dotyczące tych kwestii (choć mamy nadzieję, że nie będzie konieczności wniesienia tego rodzaju skarg), prosimy o przesłanie e-maila wraz ze szczegółowymi informacjami dotyczącymi skargi na adres a.cebulska@siedlec.pl. Wszelkie otrzymane skargi zostaną rozpatrzone i udzielimy na nie odpowiedzi.
Osoby, których dane osobowe przetwarza GOK w Siedlcu mają również prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzedu Ochrony Danych (adres: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
Naturalnie, nie ograniczamy kontaktu z nami i umożliwiamy kontakt bezpośredni w siedzibie GOK w Siedlcu , a także kontakt listowy (pocztą) lub kontakt telefoniczny
dane kontaktowe:
Gminny Ośrodek Kultury w Siedlcu
ul. Zbąszyńska 19, 64-212 Siedlec
tel.68 38 48 069
Czy i kiedy możliwe są zmiany niniejszej Polityki prywatności?
Zobowiązujemy się do regularnego przeglądu niniejszej Polityki prywatności i jej zmiany w sytuacji, gdy okaże się to niezbędne lub pożądane z uwagi na: nowe przepisy prawa, nowe wytyczne organów odpowiedzialnych za nadzór nad procesami ochrony danych osobowych, najlepsze praktyki stosowane w obszarze ochrony danych osobowych. Zastrzegamy również możliwość zmiany niniejszej Polityki prywatności w przypadku zmian technologii, przy wykorzystaniu której przetwarzamy dane osobowe (o ile zmiana jej wpływa na brzmienie niniejszego dokumentu), a także w razie zmiany sposobów, celów lub podstaw prawnych przetwarzania przez nas danych osobowych.